Gestión Documental: usar la data de forma ordenada y segura para los negocios

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El conocimiento es fundamental para una organización. Este conocimiento se construye sobre la experiencia de sus colaboradores y sobre la información que la compañía posee. La forma correcta de crear conocimiento con esa data es utilizar un gestor de contenido.

Las compañías acumulan información, es decir data permanentemente. Y esta solo crece. Y cuesta ¿Cómo convertir ese pasivo en un activo? Primero debe digitalizarse. Las empresas deben buscar crear un digital workplace y una forma de hacerlo es eliminar el papel. Ser una empresa paperless. De esta forma todo el espacio físico y el tiempo que requiere el papel en pasar de manos se reduce significativamente.

Eso está muy bien y puede ser una llave para abrir la puerta de la transformación digital. Pero no es suficiente. Una vez que la data es digitalizada, esta debe ordenarse. Hablamos de la Gestión Documental (Gestión de Contenido Empresarial, Enterprise Content Managment o ECM por sus siglas en inglés).

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¿En qué consiste la gestión documental? En contar con toda la data de la organización en un mismo lugar, miles, cientos de miles de documentos, agrupados por un software y una plataforma, como la nube, que permite y favorece este tipo de operaciones.

En muchas compañías información sensible sobre estrategias y planes de diversas áreas operativas (finanzas, recursos humanos o marketing) están en USB, correos electrónicos, carpetas en los ordenadores de trabajo o personales de los trabajadores. Esto significa que la data está desconectada, posiblemente con versiones distintas de un mismo documento, y vulnerable a una infinidad de ciberataques.

Para evitar ello existe la gestión documental. Esto tiene una serie de ventajas que podemos mencionar:

Data segura
La gestión documental pone fin a eso. Asegura la data de la empresa, pero también de sus stakeholders, especialmente el más importante: sus clientes o usuarios. Así toda la información se coloca en un mismo lugar desde el que se puede acceder de manera rápida y segura. Además, es la organización al que decide qué documento o fichero está a disposición de cada usuario.

Mayor productividad: colaboración
Esta organización documental permite que compartir documentos entre áreas y equipos sea mucho más eficiente. Esto quiere decir que más personas puede conocer más sobre sus áreas y el negocio. Así se genera un ambiente colaborativo que impacta en la productividad. También privilegia el aprendizaje colectivo y la inteligencia colectiva. Dos cabezas son mejor que una. Pero cientos son mucho mejor.

Mejores flujos de trabajo
Los documentos pueden buscarse rápidamente, por categorías, incluso por palabras. Usando búsquedas instantáneas y filtros se facilita la recuperación del contenido importante. A esto debe sumarse la posibilidad de la movilidad: integrar el acceso a dispositivos móviles para trabajar desde cualquier lugar en cualquier momento.

Mayor rapidez
Sin tener que esperar envíos de contenido o documentos, pero tampoco esperar en búsquedas complicadas y por la capacidad de movilidad.

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Este proceso de gestión de contenidos permite mantener un control sobre el conocimiento creado por la compañía. Y sacarle provecho.

La prestigiosa consultora IDC afirmó en un reporte reciente que la transformación de flujos de trabajo centrados en el contenido debe ser una piedra angular de una estrategia global de transformación digital de una organización. IDC considera que la gestión de contenidos y la gestión de procesos son tecnologías clave en ese sentido.

El reporte de IDC considera fundamental que socios y clientes puedan crear soluciones a medida, diseñadas específicamente para satisfacer necesidades comerciales puntuales. Así, una estrategia empresarial que incluya tecnologías como servicios (IaaS, SaaS o PaaS) en el contexto de una plataforma basada en software de código abierto y APIs abiertas permitirá aumentar exponencialmente las ventajas de la gestión documental.

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