Transformación Digital: ser paperless es escalón en el cambio de las empresas, no un fin.

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Dejar atrás cientos de papeles que suponen un problema de almacenamiento y de gestión. Quitan agilidad. Lograr este objetivo es clave en la estrategia de transformación de una compañía. Pero no un fin ¿Cómo impacta ser parperless en un journey mayor de transformación digital?

Los flujos de trabajo sin papel, paperless, son una meta desde la década de los 70. Y a pesar de la irrupción de la tecnología digital en muchos sectores es aún un objetivo lejano. Lograrlo tiene una serie de impactos ventajosos en la competitividad de la compañía. Mencionamos cinco a continuación.

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  • Mejora en los flujos de trabajo: cuando un documento debe pasar por varias manos, a veces entre lugares distantes, este puede dañarse, destruirse y demorarse. El flujo de trabajo se vuelve lento y fragmentado. Un entorno laboral digital (digital workplace) paperless permite evitar todos estos inconvenientes.
  • Ahorro de recursos: El uso de papel supone gastos en la compra de ese bien, pero también en tinta, impresoras (y su constante mantenimiento por elevado uso). Además se debe disponer de espacio físico para almacenarlo y desecharlo.
  • Comodidad: ¿Quién está cómodo rodeado de carpetas con órdenes de compras, facturas, memos, listas u otras cosas en su sitio? Si se busca determinada información, tiene que leerse una gran documentación e ir de un lugar a otro.
  • Mayor control: El almacenamiento digital permite guardar mejor los documentos, pero también hallar lo que se necesita con mucho mayor facilidad y agilidad.
  • Es sostenible: La compra de papel tiene un impacto en el medio ambiente. Volverse paperless promueve un entorno de sostenibilidad y de menor impacto de la compañía en la naturaleza.

Todos estos puntos contribuyen a promover la productividad en el trabajo. A través de tecnología y herramientas digitales se puede construir un digital workplace que favorezca la colaboración, libere tiempo para que las personas se enfoquen más en sus funciones centrales y el conocimiento aumente y se distribuya por la compañía.

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Gran parte de los impactos mencionados son estratégicos al negocio. Mejoran los rendimientos de los procesos internos de una compañía, sea cual sea su industria y tamaño, pero en las más grandes estos problemas generados por el papel pueden crecer exponencialmente.

Uno de los pilares de la transformación digital es el cambio en los procedimientos internos. Y este está íntimamente ligado a la experiencia del cliente.

Un digital workplace: paperless y Enterprise Content Managment van de la mano

Se puede apreciar el beneficio de un entorno paperless. Pero solo esa acción, por sí sola, puede ser buena pero no es suficiente. Encadenarla en un proceso de cambios operacionales y enfocados a empoderar a los trabajadores y atender mejor a los clientes es lo que realmente gatillará una transformación digital.

Porque ser una compañía paperless también impacta en los clientes. Estos clientes son digitales, viven en entornos digitales y esperan un trato digital acorde a sus necesidades, se trate de personas o empresas.

Así los clientes pueden acceder a productos o servicios sin necesidad de que medien tiempos y papeles en el proceso, teniendo un journey de compra mucho más liso.

Más información: Cómo aumentar la productividad con herramientas digitales Parte I
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Además, así se accede a mucho más información de los clientes. Esto repercute en un análisis de datos y decisiones estratégicas más sólidas. La consecuencia de este camino es la construcción de una cultura y una empresa Data Driven.

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Pero todos estos elementos vinculados a un entorno paperless, la mejora de procedimientos y de relaciones con clientes, el análisis de data, necesitan un soporte. Este es la Gestión Documental o Gestión de Contenido Empresarial (Enterprise Content Managment o ECM por sus siglas en inglés). Esta gestión consiste en tener toda la data ordenada, debidamente almacenada y documentada.

Es con herramientas de Gestión Documental o ECM que un entorno paperless cobra realmente valor y se dimensiona su impacto en la transformación digital. La data debe dejar de ser un pasivo y convertirse en un activo. Acaso, junto a las personas, el activo más importante de cualquier negocio.

3 thoughts on “Transformación Digital: ser paperless es escalón en el cambio de las empresas, no un fin.

  1. LO IMPORTANTE ES QUE, FACILITA LA ATENCIÓN AL CIENTE EN LOS SERVICIOS,
    LO TRISTE ES QUE A MEDIDA QUE LA TECNOLOGÍA DIGITAL, CRECE AUMENTAN LOS DESOCUPADOS-
    LA VENTAJA MÁS IMPORTANTE ES EL DE USAR MENOS PAPEL Y POR ENDE MENOS NECESIDAD DE DERRIBAR LOS BOSQUES DE ÁRBOLES, QUE EL HACERLO SE ELIMINA A LOS QUE SE TRAGAN EL CO2 DE EFECTO INVERNADERO, EVITANDO CON ELLO EL MAYOR CALENTAMIENTO DEL GLOBO DE CONSECUENCIAS FUNESTAS PARA LOS PUEBLOS DEL MUNDO.

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