Cómo aumentar la productividad usando tecnología (parte I)

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Las herramientas digitales pueden y deben servir para mejorar la productividad de las compañías y llevarlas a un siguiente nivel. ¿Qué hay que tener en cuenta para lograrlo?

La producción. Esta palabra lleva al menos un par de siglos en el centro de las discusiones económicas, políticas y sociales. La preocupación es evidente y saludable, porque la búsqueda de una mayor productividad se traduce en menores costos y mayor eficiencia.

Bien si se trata de un CEO u otro miembro del C Level, o si se es un gerente o responsable de equipo hay una pregunta fundamental ¿Quiero mejorar mi productividad y la de mi equipo? Tras ella, la segunda pregunta: ¿Cómo lograrlo?

La respuesta se puede abordar desde dos dimensiones complementarias: la tecnología y las personas. En este artículo desarrollaremos el aspecto de la tecnología y en uno próximo el de las personas.

Lee más: Cómo mejorar la productividad con la tecnología (parte II)

La tecnología: una herramienta para colaborar, aprender, mejorar

Para tener una mejor productividad se tiene que dejar de hacer lo que siempre se hizo. El mundo ha cambiado, las personas también. Frente a factores distintos no se pueden aplicar los mismos modelos.

La revolución digital crea un clima de cambios veloces y emocionantes. Eso es un reto y una oportunidad. Las personas, en este contexto, se han vuelto digitales. Y en sus roles profesionales son trabajadores digitales: utilizan tecnología en su día a día para hacer su trabajo. Este tranajador digital es un ciudadano digital. Esto significa que también tiene una dimiensión de consumidor digital y sus hábitos. A eso se le llama un prosumer o prosumidor: un consumidor que produce. Con eso en cuenta, la tecnología se debe volver una aliada de la compañía y sus trabajadores.

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BIENVENIDO DIGITAL WORKPLACE
El primer paso es convertir el espacio de trabajo. Se debe apuntar a un digital workplace, es decir entorno laboral digital. Este entorno digital promueve el uso de herramientas digitales que mejoren la productividad. Son cómodos, ágiles y están diseñados con el trabajador y su función como centro.

LA CAJA DE HERRAMIENTAS
No basta con tener un ordenador en un escritorio o un teléfono en el bolsillo. Los equipos deben tener dispositivos móviles que les permitan ser ágiles y poder buscar información en cualquier momento de manera rápida y veraz. Y que tengan los programas necesarios para garantizarlo. Así una persona puede comunicarse con un compañero, un superior u otra área, incluso navegar en Internet para investigar y, con más conocimiento, solucionar los inconvenientes del trabajo.

♦Cerca del 90% de compañías previeron incrementar sus inversiones en tecnologías que fomenten la productividad, como herramientas de videoconferencia, al 2015 (Forbes).

UBICUIDAD: EN TODO LUGAR Y EN TODO MOMENTO
Una de las formas de mejorar la productividad es dejar de perder tiempo. Muchas veces los responsables de área deben reunirse físicamente con sus equipos o clientes para comunicar cambios, dar directivas o hacer feedback. Mientras la compañía crece, este problema aumenta. Pero el desplazamiento puede ser lento. Usar herramientas de videoconferencia y de webinars ayuda a evitar los inconvenientes del desplazamiento.

♦Las compañías que ejecutaron programas de mobility en el trabajo generaron ahorros hasta de un 30%.

LA AUTOMATIZACIÓN
Los procesos que antes (¿hoy?) toman mucho tiempo son un lastre. Estos procedimientos, sean el llenado de formularios a mano, la búsqueda de información o envíos, pueden sistematizarse. Al hacerlo, se libera a una gran cantidad de personas para que pongan su esfuerzo y talento en otras tareas más relacionadas al core business de la organización. Esto, recomendado por el World Economic Forum, permite que durante los procesos de automatización las máquinas no compitan con las personas, sino que las liberen y complementen.

Entérate de más: La automatización no es una amenaza, cómo lograr lo mejor del trabajo de las máquinas y las personas.

CONTACTO 1:N y 1:1
Que se pueda hablar con muchas personas a la vez es una ventaja (más tiempo y más posibilidades de repetir la interacción), pero no tiene que descartar la comunicación personal. Al contrario, la promueve. Los responsables, a tener más tiempo, pueden ya acercarse a su equipo y hablar con ellos para ver cómo solucionar los retos del trabajo, sean diarios o de largo aliento. Este contacto permite capacitar y fidelizar a los equipos. Y facilita un aprendizaje mutuo que, usando las tech tools adecuadas, pueden sistematizarse en documentos con lo concentren y pueda ser compartido con los demás miembros de la organización.

COLABORACIÓN
Ya se ha mencionado la colaboración. Un caso tipo: se envía un correo con un documento a los miembros de un equipo. Cada uno aporta su parte y lo reenvía. Cada uno tiene su versión y dependen en alguien que lo consolide. Este proceso puede suponer errores. El caso se agrava si alguno olvida un destinatario y se genera un vacío. Se terminan haciendo versiones sobre versiones sobre versiones demandando mucha atención, tiempo y desgaste. Colaborar permite eliminar estos pasos y hacerlo todo en tiempo real y sin errores de envío. Además, alienta la creatividad y el trabajo en equipo.

♦Productividad de los empleados: las organizaciones con redes sociales robustas son 7% más productivas que las que no las tienen (Deloitte).

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MEJORES PLANOS PARA MEJORES RESULTADOS
Planificar puede tomar tiempo, a veces mucho. Antes eso era posible porque se disponía de ese recurso, pero ya no. Para planificar mejor, herramientas tecnológicas de comunicación y de gestión ahorrarán tiempo a los líderes.